Приказ Финансового управления г. Пензы от 12.05.2014 N 45 о/д "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан Финансовым управлением города Пензы"



ФИНАНСОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ГОРОДА ПЕНЗЫ

ПРИКАЗ
от 12 мая 2014 г. № 45 о/д

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
ФИНАНСОВЫМ УПРАВЛЕНИЕМ ГОРОДА ПЕНЗЫ

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", приказываю:
1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан Финансовым управлением города Пензы согласно Приложению.
2. Приказ Финансового управления города Пензы от 29.06.2012 № 48 о/д "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Рассмотрение обращений граждан" Финансовым управлением города Пензы" признать утратившим силу.
3. Настоящий приказ опубликовать в печатных средствах массовой информации.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник Управления
О.В.ЗАВЬЯЛКИНА





Приложение
к приказу
Финансового управления
города Пензы
от 12 мая 2014 г. № 45 о/д

ПОРЯДОК
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН ФИНАНСОВЫМ
УПРАВЛЕНИЕМ ГОРОДА ПЕНЗЫ

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает основные требования к порядку работы с обращениями граждан (далее - обращение), направленными в адрес Финансового управления города Пензы или начальника Финансового управления в письменной форме или в форме электронного документа предложениями, заявлениями или жалобами, а также устными обращениями гражданина.
1.2. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";
- Положением о Финансовом управлении города Пензы.
1.3. Финансовое управление города Пензы организует прием и рассмотрение обращений граждан в пределах своей компетенции.
1.4. Организация и обеспечение централизованного учета и контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан, поступивших в Финансовое управление города Пензы, осуществляется ведущим специалистом Финансового управления города Пензы.
1.5. Работники Финансового управления города Пензы, работающие с обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем, за своевременность и полноту ответов заявителям по обращениям, находящимся у них на рассмотрении. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
1.6. При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется начальник Финансового управления города Пензы.
1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Финансовом управлении города Пензы исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения начальнику отдела (заведующему сектором).

2. Порядок приема и регистрации письменных
обращений граждан

2.1. Поступившие по почте в адрес начальника Финансового управления письменные обращения граждан (в том числе факсимильные сообщения и телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются ведущим специалистом Финансового управления (далее ведущим специалистом). При приеме и первичной обработке письменных обращений проверяется правильность адреса корреспонденции и целостность упаковки.
2.2. Ведущим специалистом вскрываются конверты (бандероли), проверяется наличие в них документов, к письму подкалывается конверт. Ошибочно поступившие письма возвращаются адресату. Возврат ошибочно поступивших (не по адресу) письменных обращений от граждан производится специалистами отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
Конверты писем с обращениями граждан подлежат хранению.
Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются к обращению гражданина.
На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в трех экземплярах (Приложение № 1): первый остается у ведущего специалиста, второй приобщается к поступившему обращению, а третий направляется отправителю обращения.
Поступившие денежные знаки, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа.
2.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится ведущим специалистом в приемной начальника Финансового управления.
2.4. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, и при обнаружении на ощупь в конверте с обращением вложений, не характерных для почтовых отправлений (порошок и т.д.), ведущий специалист должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом начальнику отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения.
2.5. Все письменные обращения граждан, поступившие в адрес начальника Финансового управления, а также обращения в форме электронного документа, регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции в течение трех дней со дня поступления (Приложение № 2). Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником Финансового управления.
2.6. При регистрации обращению присваивается регистрационный номер, который состоит из порядкового номера поступившего письма по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
2.7. В случае, если повторное обращение поступило от заявителя до истечения установленного законодательством срока рассмотрения, данному обращению присваивается номер первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь.
При регистрации обращений граждан, поступивших на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, министерств Российской Федерации, Губернатора Пензенской области, Законодательного Собрания Пензенской области и др., указывается адресат, дата и исходящий номер сопроводительного письма.
2.8. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных письменных обращений не допускается.
2.9. Для классификации и учета определены следующие виды обращений граждан: личное - обращение, направленное непосредственно заявителем; индивидуальное - обращение, направленное уполномоченным заявителем - представителем; коллективное - обращение, направленное от двух и более заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических или общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.) Коллективными являются также обращения, поступившие от имени общественной организации предприятия, учреждения (заведения), а также резолюции митингов, собраний.
Если письмо подписано двумя и более заявителями, то регистрируются первый или автор, в адрес которого просят направить ответ.
2.10. При поступлении в адрес начальника Финансового управления письменного обращения с вопросом, на который многократно давался письменный ответ по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, направив заявителю об этом уведомление.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

3.1. Зарегистрированные ведущим специалистом письменные обращения граждан (подлинники), а также обращения в форме электронного документа, вместе с приложениями (в случае, если повторные обращения - перепиской с предыдущим обращением) передаются начальнику Финансового управления.
3.2. Поступившие в адрес начальника Финансового управления обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной начальника Финансового управления (если в резолюции не указан более короткий срок исполнения).
3.3. Если в обращении гражданина (в том числе без фамилии, почтового адреса и подписи) содержатся сведения о подготавливаемом противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем или совершившем, обращение подлежит безотлагательному (в день поступления) направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
3.4. Начальник Финансового управления в течение трех дней рассматривает переданные ему обращения, определяет конкретных исполнителей. Поручение об исполнении обращения гражданина дается начальником Финансового управления в форме резолюции.
Поручение должно содержать: наименование структурного подразделения, фамилии и инициалы специалистов, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись должностного лица с расшифровкой и датой.
Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
В случае если в резолюции начальника Финансового управления рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. В течение 15 дней со дня поступления поручения соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы для рассмотрения обращения и подготовки ответа, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну и для которых установлен особый порядок предоставления.
Ведущий специалист в данном случае направляет в течение двух дней всем исполнителям необходимое количество копий обращения на рассмотрение либо для подготовки ответа заявителю в зависимости от содержания резолюции.
3.5. Ответственность за своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, а также за полноту и объективность ответа несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.
3.6. В случае, если решение вопросов, поставленных в письменном обращении гражданина, не относится к компетенции Финансового управления, данное обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется согласно резолюции начальника Финансового управления по принадлежности в соответствующий орган с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
3.7. Обращения граждан, ошибочно адресованные начальнику Финансового управления из других органов государственной власти, в течение двух дней возвращаются отправителю либо по согласованию с отправителем направляются по принадлежности.
3.8. Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы, необходимые для принятия решения, и объяснения у заявителя.
3.9. В случае необходимости ответственные исполнители обеспечивают рассмотрение обращения с выездом на место.
3.10. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, ответственным исполнителем сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
3.11. Запрещается направлять обращения, содержащие жалобу, на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуются.
В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным данным пунктом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.
3.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, ответственным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.13. В случае, если гражданин обращался с письменным заявлением (заявлением в форме электронного документа) о прекращении рассмотрения его обращения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
Если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем сообщается заявителю.
3.14. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на данное обращение не дается, о чем ответственным исполнителем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
3.15. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, не рассматривается по существу поставленных в нем вопросов и гражданину, направившему обращение, направляется сообщение о недопустимости злоупотребления правом.
3.16. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
3.17. Срок рассмотрения обращения, поступившего на рассмотрение из федерального или регионального органа государственной власти, может быть продлен только с разрешения этого органа, а срок рассмотрения обращения, поступившего начальнику Финансового управления - соответственно начальником Финансового управления.
Продление сроков рассмотрения обращения производится на основании служебной записки ответственного исполнителя, которая направляется начальнику Управления не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.

4. Порядок организации личного приема граждан, регистрации
и рассмотрения устных обращений граждан

4.1. Предварительная запись на прием и организация приема граждан начальником Финансового управления осуществляется ведущим специалистом.
4.2. При записи на прием к начальнику Финансового управления заявитель сообщает свою фамилию, имя, отчество, адрес проживания, а также тему и причину обращения. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Финансового управления, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4.3. Запись на прием проводится ежедневно с 9.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 (кроме выходных и праздничных дней).
4.4. Ведущий специалист после выяснения сути вопроса осуществляет запись на прием к начальнику Финансового управления. Содержание устного обращения заносится в журнал регистрации устных обращений граждан с указанием фамилии, имени, отчества, адреса заявителя и даты приема.
4.5. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в Финансовом управлении материалов, касающихся данного заявителя.
4.6. Прием граждан ведется в установленные дни недели по графику, утверждаемому начальником Финансового управления.
График приема граждан размещается в месте проведения личного приема. Кроме того, размещается на официальном сайте администрации города Пензы www.penza-gorod.ru.
4.7. При записи на личный прием гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.
4.8. Во время личного приема каждый гражданин имеет право изложить свое обращение устно либо в письменной форме.
4.9. Начальник Финансового управления при рассмотрении обращений граждан может приглашать на прием руководителей и специалистов структурных подразделений, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых им решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения структурным подразделениям, и принимать решение о постановке на контроль обращения гражданина.
4.10. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.11. По окончании приема ведущий специалист записывает поручение начальника Финансового управления, начальник управления доводит до сведения гражданина свое решение, информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.
4.12. Регистрация устного обращения осуществляется в журнале регистрации устных обращений граждан (Приложение № 3). Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и заверен начальником Финансового управления. При регистрации обращения присваивается регистрационный номер, который состоит из букв ЛП, из начальной буквы фамилии автора, порядкового номера регистрации устного обращения по журналу. Нумерация обращений граждан при регистрации ведется в пределах календарного года.
4.13. Рассмотрение, передача на исполнение незарегистрированных устных обращений не допускается.
4.14. Зарегистрированные ведущим специалистом устные обращения граждан в соответствии с резолюцией начальника Финансового управления, проводившего прием, в течение трех дней со дня регистрации направляются исполнителям для рассмотрения.
4.15. Контроль за исполнением резолюций и сроками рассмотрения устных обращений граждан осуществляется ведущим специалистом. Ответственность за своевременное рассмотрение устных обращений граждан, а также за полноту и объективность ответа несут исполнители, которым направлены обращения на рассмотрение и подготовку ответа.
4.16. Срок исполнения поручения по устному обращению граждан не должен превышать 30 дней, если иной, более короткий, не установлен в поручении.
4.17. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.18. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит рассмотрению в установленном порядке рассмотрения письменных обращений граждан.
4.19. Запись на повторный прием к начальнику Финансового управления осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение по этому же вопросу (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).
4.20. Организация исполнения решений, принятых по результатам приема граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

5. Порядок регистрации и рассмотрения других видов
обращений граждан

5.1. Обращения граждан, поступившие начальнику Финансового управления в прямом эфире на радио и телевидении, на встречах с населением, общественными организациями, посредством сети Интернет на официальный сайт администрации города Пензы в форме электронного документа принимаются и оформляются ведущим специалистом.
Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в установленном действующим законодательством порядке рассмотрения письменных и устных обращений граждан.
5.2. Поступившие в адрес начальника Финансового управления обращения граждан в форме электронного документа рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в приемной начальника Финансового управления (если в резолюции не указан более короткий срок исполнения).

6. Требования к составлению ответов при рассмотрении
обращений граждан

6.1. Ответы на обращения граждан готовятся в письменном виде либо в форме электронного документа в доступной форме. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко.
6.2. При составлении ответа на обращения граждан необходимо соблюдать следующие требования:
- в тексте должно быть кратко изложено содержание письма с указанием фамилии, имени, отчества заявителя;
- ответ следует строить раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов;
- в ответе должно быть сообщено о результатах проверки выявленных недостатков по каждому вопросу и о мерах по их устранению;
- при подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам;
- при отказе необходимо представить аргументированные разъяснения, ссылаясь на соответствующие законодательные акты.
6.3. В ответах на обращения граждан не допускается:
- взаимоисключающая по содержанию информация;
- формальный подход к решению поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков;
- отсутствие аргументов в пользу изложенной позиции, если она противоречит доводам заявителя;
- отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в письме вопросов;
- отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если таковое имеется).
6.4. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
6.5. На обращения граждан, поступившие в Финансовое управление в форме электронного документа, если в них указан электронный адрес, ответы также направляются в форме электронного документа (если заявителем не указан иной вариант). В случае если не указан электронный адрес, то ответ направляется по почтовому адресу.
6.6. Если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и адрес, по которому должен быть отправлен ответ, ответ на обращение не дается.
6.7. Ответы на обращения граждан, поступившие в Финансовое управление от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Пензенской области, Председателя Правительства Пензенской области, Председателя Законодательного Собрания Пензенской области, депутатов Законодательного Собрания Пензенской области, Главы города Пензы, Главного Федерального инспектора по Пензенской области подписываются только начальником Финансового управления.
Проекты ответов за подписью начальника Финансового управления готовятся на бланках Финансового управления не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.
6.8. Ответ заявителю должен содержать исходящий номер, дату отправления, дату поступления в Финансовое управление.
Исходящий номер ответа состоит из регистрационного номера обращения.
6.9. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
6.10. Рассмотрение обращений не может считаться законченным на основании справки или ответа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных автором вопросов или содержатся заверения и обещания. Работа с обращением гражданина прекращается, если приняты необходимые меры и дан письменный либо устный ответ.
6.11. Обращения граждан после окончательного решения всех поставленных вопросов снимаются с контроля начальником Финансового управления.
6.12. Обращения граждан, в процессе рассмотрения которых направляются промежуточные ответы заявителю, с контроля не снимаются.

7. Организация контроля за рассмотрением обращений граждан

7.1. В случае если установленный срок ответа истек, ведущий специалист Финансового управления города Пензы докладывает начальнику Финансового управления города Пензы о нарушении сроков исполнителем.
7.2. Обращения граждан, которые требуют дополнительного рассмотрения, в соответствии с решением начальника Финансового управления города Пензы, ставятся на дополнительный контроль.
При этом указываются причины продления сроков контроля и направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

8. Формирование дел. Хранение документов

8.1. Оформление дел для архивного хранения осуществляется ответственными специалистами отделов (секторов) в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Финансовом управлении города Пензы.

Начальник Управления
О.В.ЗАВЬЯЛКИНА





Приложение № 1

АКТ

от "__" ____________ 20_ г.

Мы, нижеподписавшиеся сотрудники Финансового управления города Пензы,
составили акт о том, что "__" ______ 20__ г. при вскрытии пакета в нем не
оказалось _________________________________________________________________

Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи: ___________________ _____________________________________________
подпись Ф.И.О. должность
___________________ _____________________________________________
подпись Ф.И.О. должность
___________________ _____________________________________________
подпись Ф.И.О. должность

Настоящий акт составлен на основании п. 2.2 Порядка рассмотрения
обращений граждан Финансовым управлением города Пензы

Начальник отдела делопроизводства и хозяйственного
обеспечения Финансового управления города Пензы _________________ Ф.И.О.





Приложение № 2

Журнал
регистрации входящей корреспонденции

Номер записи
Дата регистрации
Наименование отправителя (организация или Ф.И.О., адрес, телефон)
Краткое содержание корреспонденции
Подпись ответственного исполнителя















Приложение № 3

Журнал
регистрации устных обращений граждан

Номер записи
Дата регистрации обращения
Информация по заявителю (Ф.И.О., адрес регистрации, телефон)
Краткое содержание обращения
Предпринятые меры
Отметки об исполнении














------------------------------------------------------------------